Den stora utmaningen för oss som spenderar en stor del av vår arbetsdag vid datorn är att vi är upptagna jämt samtidigt som att-göra-listan aldrig verkar ta slut. Tiden räcker inte till och det finns tusen små göromål som ständigt pockar på vår uppmärksamhet. Och så möten på det.
Så hur ska man då kunna vara kreativ, innovativ och faktiskt ge sig själv tiden att förverkliga sina idéer? Hur hittar man koncentrationen för att kunna leverera på toppnivå? Hur slutar man släcka bränder här och nu och hittar utrymmet att jobba framåt? Och hur hittar man tid för vila och återhämtning?
Författaren och MIT-professorn Cal Newport skriver i sin bok ”Deep work” att förmågan att koncentrera sig och ”djupjobba” har blivit en av de mest eftersträvansvärda på den moderna arbetsmarknaden. Han argumenterar för hur den digitala teknikens ständiga närvaro, tillsammans med företagskulturer och normer kring arbete, gör att vi är ständigt distraherade och ständigt blir avbrutna. Han visar hur vi har en tendens att låta tekniken och andras krav på vår uppmärksamhet styra våra dagar, vår uppmärksamhet och vår energi.
För den som lyckas stänga av omvärlden och hitta fram till den djupa koncentrationen finns stora fördelar att hämta. Personer som bemästrar denna utdöende konst presterar enligt Newport bättre, är mer produktiva, levererar på toppnivå, kommer på nya idéer och upplever större välbefinnande.
Så hur gör man?
För de flesta av oss är det inte så enkelt att vi bara kan stanna hemma, låsa in mobilen, stänga av alla notiser och sen gå in i djup koncentration. Vi är beroende av interaktion med andra, vi jobbar i team eller behöver stämma av regelbundet med andra för att komma framåt.
Men det vi alla faktiskt kan göra, och har rätt att göra, är att styra upp vår digitala arbetsmiljö så att vi hinner med vårt arbete under vår arbetstid och ger oss själva möjligheten att leverera på vår bästa nivå.
Så låt oss fokusera på två av de stora uppmärksamhetsbovarna i den moderna arbetarens vardag: mejlkorgen och chattverktyg som Slack eller Teams.
1. Låt inte andras behov ständigt styra din tid och energi
När vi kollar mejlen eller deltar i jobbchattar så blir vi ständigt utsatta för andra människors krav på vår tid och uppmärksamhet. Deras behov blir plötsligt vårt fokus och även om vi inte aktivt gör något utifrån det vi läst så kommer en del av vårt arbetsminne i hjärnan plötsligt ockuperas av de där obesvarade meddelandena.
Det som är så skönt är att den här upplevda känslan av att vi borde eller måste hålla oss uppdaterade egentligen inte är sann. Det mesta som dyker upp i din mailkorg eller på jobbchatten är inte tidskritiskt eller akut.
Undvik att öppna mail och chatt förrän du planerat dagen utifrån dina egna behov, mål och uppgifter: vad behöver och vill du jobba med idag? Vilka frågor eller problem vill du fundera på? Vilka viktiga saker ligger framför dig som behöver din koncentration och kreativitet?
2. Kolla inte mejlen eller jobbchatten av slentrian – gör ett schema och håll dig till det
Problemet med moderna kommunikationstjänster är att de är utformade för att sno åt sig vår uppmärksamhet och sen behålla den. Vi jobbar helt enkelt motströms när vi försöker skifta perspektiv och ge oss själva tid för koncentration.
Det som professor Cal Newport förespråkar är därför att du jobbar emot hjärnans impulser att vilja kolla mejlen eller jobbchatten. Istället ska du göra ett schema och träna på att hålla dig till det. Han visar flera exempel på personer som i princip slutat använda mejl – ja, tydligen är det möjligt. Men för de flesta av oss är det lite väl radikalt och skulle funka dåligt med vårt nuvarande arbetsliv.
Lösningen är att planera in på förhand när du ska koncentrera dig och sen planera in när du ska kolla mailen eller jobbchatten.
Det är när du gör det här du kommer få en bild av hur ditt beteende verkligen ser ut. Kan du gå en timme utan att kolla sociala medier, jobbchatten eller mejlen? Två timmar? En halvdag? En hel dag? Börja på en nivå som känns hanterbar men ändå lite utmanande.
Stäng av alla notiser för sociala medier och mejl när du jobbar. Gör ett schema för dagen och bestäm vilka tider du ska ägna dig åt mail/jobbchatt och vilka tider du ska ägna åt att 100 % fokusera på det du vill jobba med. Fuska inte! Om du inser att du behöver ändra schemat så ändrar du schemat. Kolla inte mejlen efter arbetstid.
3. Hantera förväntningarna från kollegor, chefen eller omgivningen
Här någonstans är det lätt att den sociala oron sätter in. Kommer inte kollegor, kunder eller chefen bli sur om vi plötsligt är lite mindre tillgängliga?
Kanske till en början. Men om du ger dig själv tid och möjlighet att leverera, och dessutom tränar på att koncentrera dig så att du kan leverera på din absoluta toppnivå, kommer möjliga kritiker så småningom tystna.
Jag skulle även argumentera för att vi alla någonstans ser upp till personer som är lite mer offline och sen levererar på hög nivå, är mer produktiva, kreativa och innovativa.
Om du dessutom börjar i liten skala kommer de flesta inte ens märka någon skillnad. Det handlar mer om ditt eget mindset än om hur tillgänglig du faktiskt är för andra.
Om du är egenföretagare eller chef kan du dessutom motivera dig själv med att din hjärna, din kreativitet och dina idéer är det som kommer ta företaget framåt. Och om du ger dina anställda tid och möjlighet att jobba med sina faktiska kompetenser kommer du få bättre utväxling av kapitalet du investerar i dem.
Börja långsamt och utöka dina perioder av djup koncentration och relativ otillgänglighet successivt, så blir det inte någon chock vare sig för dig eller omgivningen. Prata med kollegor, chefen eller anställda om frågor uppstår: ”Jag behöver avsätta tid för att koncentrera mig på X just nu”.
4. Gör policys för mejl och jobbchatt till en del av arbetsmiljöarbetet
Med tanke på hur stor inverkan moderna kommunikationsmedel har på hur vi jobbar är det egentligen konstigt att så lite energi på den moderna arbetsplatsen läggs på policys och riktlinjer kring mejl och jobbchatt. Den digitala arbetsmiljön är precis lika viktig som den fysiska och det är chefens ansvar att den funkar.
Ta upp till diskussion på din arbetsplats om hur er policy för mejl och jobbchatt egentligen ser ut, eller borde se ut. Förväntas ni vara inloggade och tillgängliga hela tiden? Vilka förväntningar ställer ni på varandra gällande snabba svarstider? Hur mycket ansvar tar ni för kommunikation ni skickar i väg gällande hur mycket uppmärksamhet och energi det kräver av mottagaren?
Väg detta mot fördelarna med att få möjlighet att koncentrera sig och leverera på toppen av sin förmåga. Samt att få koppla av och koppla från vid arbetsdagens slut.
Om du är egenföretagare har du större möjligheter att själv sätta förhållningssätt och regler kring dessa saker.
5. Föregå med gott exempel för god mejl- och chatthygien
Ett viktigt sätt att undvika att onödig tid och energi läggs på mejl och jobbchatt är att själv föregå med gott exempel. Skicka inte slentrianmässiga meddelanden så fort en tanke slår till. Tänk igenom vad du verkligen behöver i form av input och svar från andra.
Ofta skickar vi ett mejl eller ett meddelande för att vi inte vill glömma bort vad det var vi ville fråga någon. Det är dessutom sällan särskilt genomtänkt och kan lätt göra anspråk på onödigt mycket energi och tid från mottagaren.
När du slås av en tanke på något du vill fråga någon: skriv upp på din ”att göra”-lista eller på en lapp.
Undvik även att skicka mejl efter arbetstid, eftersom det kan bidra till att skapa en förväntan och en arbetsplatskultur där det anses normalt att vara tillgänglig även efter arbetstid. Detta är extra viktigt om du är chef! Det finns funktioner i de flesta mejlprogram där du kan schemalägga mejl att skickas vid en annan tidpunkt, använd den!
Öva på att skriva effektiva och genomtänkta mejl med målet att undvika att starta långa trådar. Ge all information mottagaren kan behöva, var tydlig med vad du behöver av mottagaren och försök förutse eventuella motfrågor. Samla ihop frågor istället för att skicka varje enskild fråga som ett infall.
Lästips:
Deep Work av Cal Newport
Klart! av David Stiernholm
Kuriosa: Bilden till artikeln är skapad av Elin Häggberg med hjälp av verktyget Midjourney som med artificiell intelligens genererar helt nya bilder utifrån text-input från användare och data hämtad från miljontals bilder på internet.
Läs Teknifiks tidigare blogginlägg från Brave New Business
5 tips för företag att nå ut på sociala medier 2022
Ny teknik lever sällan upp till förväntningarna – vilket är jättebra!